ö 嘉義市室內設計裝飾商業同業公會 ö 本會章程施行細則

第一章　總　　則

第一條：
本細則依照本會章程有關條款之規定訂定之。

第二條：
施行細則，除法令章程另有規定外，依本細則行之。

第三條：總幹事之職責如下：
ö 一、秉承理事會之決議及理事長與主管財務之常務理事之意旨
ö ö ö 綜理日常事務。
ö 二、關於幹事權責工作之考核獎懲事項之建議。
ö 三、關於會務人員工作之督導及指揮。
ö 四、關於會務人員差假加班之簽款。
ö 五、關於各種文書報表之簽報核轉。
ö 六、關於各種會議之準備及記錄之備核。
ö 七、關於工作計畫之研擬及建議。
ö 八、關於會員證會員名冊會訊法規之頒發編印及校對。
ö 九、關於有關機關業務之聯繫。
ö 十、關於業務會務資料之蒐集統計及報表之編列。
ö 十一、關於本會印信之保管及起用。
ö 十二、關於各種會議召開之通知及記錄。
ö 十三、關於各種會議召開之通知及保存。
ö 十四、關於本會檔案之分類及保存。
ö 十五、其他有關交辦事項之執行。

第四條：會計幹事之權責如下：
ö 一、在主管財務之常務理事及總幹事之指導下，審理本會經濟之收支。
ö 二、每月造具當月之經常費、事業費、樂捐收支情況報告表一份，
ö ö ö 經總幹事、常務監事核畢後，提報理事會報告之。
ö 三、每年造具常年會費、事業費、樂捐收支情況報告表一份，經
ö ö ö 總幹事、常務監事核畢後，提報理事會及會員大會報告之。

第五條：辦事員之職責如下：
ö 一、協助幹事辦理有關事項。
ö 二、其他交辦事項。

第六條：
本會會務人員應恪遵規定時間辦公，每天辦公八小時為原則。

第七條：
本會會務人員對於經辦之公文或會議之決議案件應嚴守機密不得遺失或洩漏。

第八條：
會務人員向上級有所報告時，應逐級層轉。

第九條：
本會工作人員經指定擔任特別任務者，雖過例假休息時間，必須時仍照常辦公。

第十條：
本會工作人員之差假應按規定手續辦理之。

第十一條：
本會未經公文之處理，悉依本章之規定辦理。

第十二條：收支及分辦手續如下：
ö 一、收件：文件一律由收發人員(辦事員)經收。
ö 二、拆封：收發人員收到文件後，應立即拆封，唯封面寫明「機密」者
ö ö ö 應由總幹事親拆，其指名親啟之文件應由指名收件者親拆。
ö 三、掛號：收發人員於文件拆封後每件須添附摘，由指摘由編妥收文字號後
ö ö ö 登記收文簿，註明收文之日期、時間，所有文件依內容緩急及重要性
ö ö ö 分別蓋「最速件」、「速件」、「要件」等戳記，普通件免蓋收發文，
ö ö ö 每件之首開始由第一號起編號。
ö 四、附件：
ö ö ö (一)來文附件不得與文件分開，如發現遺漏或短少，須即通知原
ö ö ö ö ö 發文單位補送或補寄。
ö ö ö (二)附件如為現金票據或其他物品，應送總幹事簽證後，交會計幹事收帳。
ö 五、電報：除密電由指定人員親譯外，餘均送交收發收譯，並按收文手續辦理。
ö 六、分辦：來文編號登記後，送總幹事校閱分辦。

第十三條：公文擬辦及核判手續如下：
ö 一、用紙：一切公文擬稿應使用本會印製之稿紙之資劃一並便利案卷之整理與裝訂。
ö 二、文別：
ö ö ö (一)呈 --- 對主管機關有所建議或陳情時用。
ö ö ö (二)申請書 --- 對主管機關有所請求或申請時用。
ö ö ö (三)函 --- 對平行單位或非隸屬機關團體有所商洽或詢答時用。
ö ö ö (四)代電 --- 為促使受文單位注意收支時限用(不受對象限制)。
ö ö ö (五)通知 --- 對於召開會議及所屬會員通知事項時用。
ö ö ö (六)通知 --- 對於會務人員有所宣佈或規定時用。
ö ö ö (七)公告 --- 刊登報紙對所屬會員公開佈告時用。
ö 三、簽辦：
ö ö ö (一)承辦人員收到公文時(如有前案應先併案)，應即簽擬意見於
ö ö ö ö ö 摘由辦欄內辦法應扼要而具體。
ö ö ö (二)簽辦以一案一文為原則，簽擬人員及總幹事應逐一簽章註明日期時間。
ö ö ö (三)核擬發文稿應把握問題重心，文字力求簡明扼要。
ö 四、會辦：凡案件關係其他人員應會商辦理。
ö 五、文別：
ö ö ö (一)文稿先送總幹事初核，並送有關常務理事複核。
ö ö ö (二)繕寫文件時字體要端正，不得潦草馬虎。
ö ö ö (三)急要之文件應加班趕辦或打字。
ö 六、校對：
ö ö ö (一)文件打字或繕寫應送校對如有錯誤，應照原稿改正後加蓋校對章，
ö ö ö ö ö 如有錯誤遺漏過多時應交重繕。
ö ö ö (二)除印刷品外，其他一般文件校對後應在文件左下角加蓋「校對ㄨㄨ」之章。
ö ö ö (三)有數字之文件或附件應經二次校對以免發生錯誤，影響文件之真確性。
ö 七、用印：
ö ö ö (一)文件應經核判後方得蓋用印信，惟一般例行文稿或急件得由總幹事用呈
ö ö ö ö ö 理事長核判。
ö ö ö (二)呈核判之文稿依其急緩等級分別紅、黃、綠、白四色卷宗逐級呈遞之。
ö ö ö (三)文稿呈核後，如有重要批示或變更原則時，承辦人員應再送逐級閱悉。
ö ö ö (四)各種會議記錄呈送主席核閱後簽署。

第十四條：公文之檢查稽催手續如下：
ö 一、文字處理其限除來文另有規定者，應依下列之規定：
ö ö ö (一)最速件 --- 應隨到隨辦。
ö ö ö (二)速件 --- 二十四小時內辦妥。
ö ö ö (二)普通件 --- 不得超過三天。
ö 二、案情複雜或重要案件不受前項規定之限制。

第十五條：公文之繕校封發手續如下：
ö 一、登記：文稿經判行後即交收發人員編號登記「發文簿」，然後送繕寫或打字。
ö 二、繕寫：
ö ö ö (一)發文用本會印製之公文紙(油印文件例外)，繕寫或打字人員先詳閱原稿，
ö ö ö ö ö 倘有疑問即洽詢承辦人員，使完全瞭解後再行繕寫或打字。
ö ö ö ö ö 電話請示後先發補判。
ö ö ö (二)文件需分別加蓋本會圖記、理事長之箴章或簽名章，印刷品通知
ö ö ö ö ö 可免蓋理事長箴章。
ö ö ö (三)附件必要時亦應加蓋騎縫印及本會圖記以昭慎重。
ö ö ö (四)會員證、工作報告個種證明、申請書表等必須校對原案或原憑證後
ö ö ö ö ö 再行用印。
ö ö ö (五)蓋印應注意蓋在規定之位置，印信應清晰明顯，不得模糊，並在文件之
ö ö ö ö ö 左下角蓋「監印ㄨㄨㄨ」之章。
ö 三、封發：
ö ö ö (一)機密文件應由主辦人親自封發，並在信封右上角加蓋「極機密」、
ö ö ö ö ö 「機密」戳記。
ö ö ö (二)專差送遞之文件應登記「送文簿」，請收文單位於「收文簿」上簽章收件
ö ö ö ö ö ，並註收到日期時間。
ö ö ö (三)同時發往同一單位之若干文件可合併裝一封套，但應在封面註明發文
ö ö ö ö ö 發號及件數。
ö ö ö (四)附件以隨文檢送為原則，如體積過大或過重或數量過多時，應指定專人
ö ö ö ö ö 運送，如屬往外埠則用包裹郵寄。
ö ö ö (五)大宗之印刷品文件可彙集送郵局寄發，每件封面加蓋本會總務組橡皮章。

第十六條：本會之檔案管理辦法如下：
ö 一、編號：
ö ö ö (一)公文之檔案編號以一卷一號為原則，依各類先後順序編列之，其檔號不受
ö ö ö ö ö 年度限制，可連續編列之。
ö ö ö (二)歸檔之文件以「類」、「卷」區別之，「類」代表公文之分類，「卷」代表
ö ö ö ö ö 一案一卷，各以數目示之。
ö ö ö (三)檔號為檢查檔案之依據與收發文編號有別。
ö 二、分類：
ö ö ö (一)檔案依「類」「卷」分門別類整理，以易於管理與調卷為原則。
ö ö ö (二)本會檔案分依不同之性質各分為若干類別，每類再苡一案一卷分別整理之。
ö ö ö (三)凡屬本會重大之案件應另設專案，逐次作系統性記錄管理之，以便查考。
ö 三、歸檔：
ö ö ö (一)已結束之案卷，由承辦人員依分類辦法妥為整理裝訂，並登記歸檔，專送
ö ö ö ö ö 檔案管理員。
ö ö ö (二)檔案管理員收到各組織檔之案卷，應詳整加整理檢查收發文件數，依
ö ö ö ö ö 分類辦法編號摘錄案由並記錄之。
ö ö ö (三)公文附件除總務組之單據、憑證、契約及業務組之廠商人事卡片等應
ö ö ö ö ö 各有保管外，其餘一律隨文入檔。
ö 四、調卷：
ö ö ö (一)調卷以公務為限，先填寫調卷登記簿後再行調取案卷。
ö ö ö (二)調卷閱案以一星期為限，到期應即送還，如情形特殊，確不能如期歸還
ö ö ö ö ö 時，需辦理續借手續。
ö ö ö (三)調閱之案卷不得塗改損油拆或轉借他人或攜出辦公室。如情形特殊，
ö ö ö ö ö 應報告理事長核定。
ö ö ö (四)有保密性之案卷應經理事長核准後方得調卷，時間以三天為限。
ö 五、整理、銷毀：
ö ö ö (一)所有檔案每半年清理一次為原則並經日晒乙次，以防潮濕或蟲蝕。
ö ö ö (二)凡已失時效或無保存價值之檔案於清理檢出列冊報燒毀，經理事會
ö ö ö ö ö 通過後，由監事會監毀。
ö ö ö (三)案卷如發現遺失或短缺應即提報理事會處理。

第十七條：
本會辦公須用之物品文具，先填寫請購單(格式另定)，由會計幹事簽記意見，送總幹事
核定後統一採購保管，新台幣伍千元以上之採購，應經有關常務理事簽署、理事長
批准後方可採購。

第十八條：
所採購之物品應有使用與管理人員會同驗收蓋章統一發票上，並分家別加蓋經手人
與驗收人私章。

第十九條：
使用之物品文具，由使用人填具領物單(格式另訂)，經總幹事批准後，向經管人領用。

第二十條：
遺失或損毀之生財器具應向理事、監事提出報告，並向主管官署報備。

第二十一條：
遺失或損毀物品如因當事人重大過失時，得視情形令當事人負責全部或部份賠償。

第二十二條：
本會所有財產應含贈送財產，專冊登記其購買日期、種類、品名、牌號、規格及數量
單位，每件公物應貼附本會財產目錄下，並指定專人負責保管。

第二十三條：
本會生財器具如使用日久無法整修再用之廢損物品，得經理事會同意，監事會監驗後，
變賣或報廢之。

第二十四條：
本會房產或重要生財器具之修繕購置，應先經三家估價之後，專案簽報核准後辦理。

第二十五條：
本會現有不動產生財器具及報廢務品，應於年度終了造具財產目錄及廢損清單，
提向會員大會報告。

第二十六條：
關於本會辦公處內外整潔及工友工作之分配管理、考核、調度等，均由總務幹事辦理之。

第二十七條：
本會經費預算，由會計幹事依年度工作計劃編製之，經費決算即依年終收支結果
編造之，預算、決算應分別經理事會監事會議通過後，提會員大會審查，並呈報主管
官署核備。

第二十八條：
款項收支由會計檢附憑證，填具收支傳票，呈經簽核後再行登帳。

第二十九條：
本會至少應設置(1)現金日記帳 (2)分錄帳二種帳簿，必要時應視實際需要增加之。

第三十條：
本會經費，應依理事會之決議存放指定銀行，平時酌留新台幣五千元內應付日常
零用開支。

第三十一條：
(經常費)支票簿由會計幹事保管，發票人為理事長、主管財務、常務理事、常務監事
至少二人會章，其印鑑各自保管，事業費用優利存款存入指定銀行，以理事長、
常務監事、主管財務之常務理事印章提存，該項事業費專供會所購置及裝修、稅捐
及指定用途之用。

第三十二條：
常年會費、入會費、事業費等款項之收入，應填具收費報告單(格式另訂)，連同收入
傳票逐級層轉審核，另由本會分別給予正式收據(格式另訂)。

第三十三條：
本會每月收支情形除製收支傳票外，並逐月填造收支對照表送請核轉向理事會報備。

第三十四條：
本會經費收支情形及各項帳冊票據，每三個月應送監事會稽審一次。

第三十五條：
本細則經理監事聯席會通過並報主管機關核准實施，修正時亦同。